Claves para una correcta gestión del IVA en el marco de una economía globalizada

La globalización de la economía no es ya algo que afecte exclusivamente a las grandes empresas, siendo habitual que las pequeñas y medianas desarrollen igualmente su actividad en un marco global.

Centrándonos en el entorno comunitario, ámbito territorial en el que principalmente se mueven las empresas españolas, salvo supuestos relativamente excepcionales, será difícil que tal operativa suponga un especial problemática desde el punto de vista del Impuesto sobre Sociedades; de forma que las mismas no se verán normalmente obligadas al cumplimiento de formalidades relativas al mencionado impuesto en los distintos países comunitarios con los que operan con motivo del ejercicio de su actividad.

Esa afirmación dista mucho de resultar extensible al IVA. En efecto, no obstante la armonización que supone la existencia de una Directiva comunitaria de IVA que establece una normativa armonizada del impuesto; la complejidad en cuanto a las normas de localización y la existencia en la misma de numerosos aspectos en los que se da libertad de opción a los países miembros de cara a un tratamiento específico por sus respectivas legislaciones nacionales, determinan un problemática compleja que, en muchos casos, desembocará en la existencia de obligaciones formales en aquellos países comunitarios en los que se opera.

No es inhabitual a tenor de mi experiencia que la empresa y su asesor no sean conocedores de la existencia de dicha problemática hasta que la misma les es puesta de manifiesto por la administración del país afectado, normalmente con motivo de una solicitud de devolución del IVA soportado en otro país comunitario o una comprobación de la situación de sus clientes locales.

En mi opinión, son factores clave para poder llevar a cabo de forma adecuada la gestión de las obligaciones fiscales de IVA derivadas de una operativa intracomunitaria de cierta complejidad, los siguientes:

a)                  Contar con un asesoramiento especializado: La peculiaridad de la materia y el hecho de estar ante una problemática que excede al ámbito territorial de un país concreto, requieren de un tipo de asesoramiento especializado que normalmente excederá el ámbito normal de actuación de los asesores locales o de los propios departamentos internos de la compañía.

Dicho asesoramiento especializado habrá de cubrir no sólo la problemática española del impuesto, sino que deberá poder abarcar igualmente las distintas jurisdicciones afectadas con motivo de la operativa de la compañía, lo que normalmente exigirá la existencia de una adecuada red de colaboradores con presencia local en el ámbito comunitario.

b)                  Existencia de rutinas de coordinación y control: No es posible una gestión adecuada del IVA sin que existan rutinas internas en la compañía que aseguren:

-                 El conocimiento anticipado por parte del departamento encargado de gestionar el IVA intracomunitario, de los hechos y circunstancias inherentes a los distintos tipos de transacciones llevadas a cabo por la compañía que permita su análisis, valoración y puesta en práctica de las acciones necesarias para cumplir con las obligaciones de IVA derivadas de las mismas.

Especialmente importante en este sentido es la coordinación que pueda existir entre dicho departamento y las áreas comercial e informática.

-                 A posteriori, un flujo adecuado de los datos referidos a las operaciones intracomunitarias de la compañía con incidencia en la gestión del impuesto, que permita al departamento encargado de la gestión del IVA el atender las obligaciones de IVA en los distintos países y llevar a cabo rutinas de control acerca de la razonabilidad y consistencia de dichos datos.

c)                   Adecuada configuración de los sistemas de información de la compañía (ERP): El anterior factor está íntimamente relacionado con la existencia de unos sistemas de información (ERP) que estén adecuadamente configurados, con el fin de permitir el que la compañía disponga en todo momento de una información fidedigna, completa y actualizada; que evite en la medida de lo posible la necesidad de acudir a procesos manuales para la obtención de la información necesaria o la identificación de excepciones o transacciones al margen del sistema.